张新颖:对加强机构编制档案保密工作的思考

对加强机构编制档案保密工作的思考

庆阳市编办 张新颖 李雷林

为进一步加强机构编制保密工作，规范机构编制档案管理，充分发挥档案保密对机构编制管理工作的促进作用，根据年初关于机构编制调查研究工作的安排部署，8月份我们深入西峰区、镇原县和正宁县进行了深入调研，并通过电话询问等形式，对全市机构编制档案保密情况进行了掌握了解，现将有关情况报告如下：

一、取得成效

近年来，随着机构编制工作的不断加强和机构编制部门自身建设的持续深入开展，机构编制管理工作明显强化，档案保密工作作为机构编制管理和自身建设的重要方面，也在很大程度上得到改善和加强，设备投入明显加大，管理机制明显优化，档案保密工作逐步转入规范化、科学化管理的轨道，在行政管理体制改革推进、事业单位分类改革推行、机构编制管理加强、事业单位登记管理水平提升等方面起到了积极的助推作用。

一是普遍重视，认识到位。3县（区）编办领导能够充分认识机构编制档案保密工作的重要性，对档案保密工作非常重视，能够经常过问和督查，作到了勤讲勤查，并结合各自实际及时改进加强；干部职工对机构编制档案保密工作认识深刻，能够严格遵守省、市保密规定和档案工作要求，全力抓好工作落实，有力促进了机构编制档案保密工作开展。镇原县编办干部职工普遍保密意识较强，对外提供数据材料一律采用纸质传送，严禁相关文件材料上网传送，严防泄密事件的发生。西峰区编办每年年终都邀请区档案馆专业人员进行指导，帮助分类归档，确保了机构编制档案分类齐全、归档完整、编目科学、保管规范。

二是投入加大，设施到位。3县（区）能够严格按照机构编制规范化、科学化管理的要求，逐步加大对机构编制档案保密工作的投入，选配综合素质较高、责任心强的同志承担档案保密工作人员，努力提升机构编制档案保密工作水平。西峰区、正宁县编办多方筹措资金，建立了专用档案室，配齐了专用电脑、专用u盘等设备，并安装了保密防护软件，为全面做好机构编制档案保密工作奠定了坚实基础。

三是制度健全，责任到位。3县（区）都建立了保密、档案工作规范、管理细则、责任追究等管理制度，多次在职工会议上进行强调和安排，并在定期自查整改的基础上，邀请县（区）保密、档案部门业务人员进行指导，努力促使机构编制档案保密工作规范有序开展。正宁县编办成立了机构编制档案和保密工作领导小组，确保了责任领导、责任股室和工作人员，层层靠实工作责任，并加大对工作失误的追究力度，确保了保密措施落实和档案完整规范。

四是管理优化，措施到位。3县（区）编办都能够按照机构编制部门和档案保密业务部门的工作要求，及时调整工作思路和工作重点，针对具体工作中的薄弱环节积极开展扎实有效的整改活动，保密防护措施不断完善，档案基础设施不断改进，档案管理逐步科学完善。镇原县编办在科学分类、完整归档的基础上，对所有上级机构编制部门相关文件进行复印备份，建立了机构编制档案“自查卷”，方便干部职工查阅，较好地防止了档案散佚、破损等现象发生。

二、存在问题

各县（区）虽然在机构编制档案保密工作方面不断加强完善，但与上级要求和档案保密业务部门标准化、规范化、科学化建设的要求还存有一定差距，有待在今后工作中进一步完善改进。具体有以下几个方面：

一是思想认识尚有偏差。一些县（区）编办对机构编制档案保密工作认识不足，在档案工作方面认为只要保存完整、存放整齐就是做好了档案工作，导致机构编制档案没有发挥应有作用。尤其在保密工作的“度”上把握偏差较大，有的县（区）认为机构编制保密性极强，超权限界定保密级别，超范围确定保密内容，尽可能缩小文件印发范围，该公开的不公开，工作透明度不高；有的县（区）工作人员对保密工作认识不够，对网络保密重视不够，在工作中图方便省事，随意出具相关资源、文件、数据，随意在网络上传送相关文件等，对机构编制保密工作的持续加强造成阻碍。

二是基础设施不够健全。各县（区）编办普遍对保密硬件建设投入不足，没有购置安装移动介质存储设备管理系统，除西峰区外其他县都没有安装保密防护软件，普遍存在u盘交叉混用、涉密计算机连接互联网等问题，个别县（区）甚至以不方便操作为由，未购置专用涉密不上网计算机。另外，多数县（区）编办在县（区）委、政府办公楼上办公，受办公用房紧缺限制，没有设立专门的档案存放室，西峰区、正宁县编办虽然设有档案室，但防鼠、防潮、防火设施不够健全，存有一定的隐患。

三是管理水平有待提升。各县（区）尽管每年都对档案和保密工作制度进行完善，但没有制订相关的工作规范，在工作程序上不够严格，缺乏配套的监管措施，在管理工作中存有一定漏洞。在保密工作中，多数县（区）没能正确处理好“人防”、“物防”和“技防”的关系，单方面注重干部职工保密意识增强，在保密设施配备上投入不够，对保密技术学习提升重视不够，导致整体保密水平低下。在档案收集整理上，多数县（区）编办对归档文件标准判断掌握不够，要么所有文件全部归档，要么简单收集应付了事，档案整理不规范、分类不科学、借阅制度不健全，查阅应用率不高，档案管理仍需加强和提高。

四是信息技术应用不够。随着机构编制部门电子政务建设的持续推进，信息化程度明显提升，但在档案和保密工作中还存在应用不够的问题。在保密工作中，没能主动下载安装保密防护软件，安装防护软件的县（区）编办在日常工作中也不及时应用，且对防火墙、杀毒软件等安装、开启、查杀掌握不够熟悉，加之上网信息审查制度不严格，泄密防范能力低下。在档案工作中，县（区）编办没有按照市上要求对纸质文件进行扫描，没有建立电子档案，个别县（区）编办虽然建立了电子档案，但文件格式多数为PPT等文档格式，没有按要求建为JPEG等图片格式，只能查阅内容不能提供原文作为依据，致使电子档案利用率不高，依然按传统方式查阅复印。

三、对策建议

根据国家、省、市档案和保密工作规定，按照机构编制部门自身建设要求，结合全市机构编制部门档案和保密工作要求，现提出如下意见建议。

第一，要立足一个“才”字，强化培训教育。建设一支综合素质较高的人才队伍是推进各项工作的关键，要按照“政治强、业务精、作风正、纪律严”的要求，切实抓好机构编制档案保密人才队伍建设，努力提升档案保密工作水平。首先，要健全各级机构编制部门档案保密领导小组和档案保密专兼职干部队伍，搞好档案保密人员的选拔、审查、任用和管理工作，确保队伍的纯洁、可靠。其次，要强化干部职工特别是领导干部的宣传教育，深刻认识做好机构编制档案保密工作的重要意义，增强干部职工的法制观念和档案保密工作意识。再次，要采取多渠道、多形式的业务培训，更新知识结构，不断提高干部的综合素质和工作能力，着力培养一批精通管理、精通法规、精通技术的业务骨干。

第二，要紧抓一个“建”字，完善基础设施。机构编制部门档案和保密硬件建设是制约档案保密工作发展的关键，要按照标准化、规范化、信息化建设的要求，切实加快保密设施配备和档案基础设施建设，提升档案保密工作水平。一要强化保密“物防”设施建设。要按标准配备专用涉密计算机、专用u盘、移动硬盘等设施，安装杀毒软件和涉密防护软件并定期更新升级，及时发现查处黑客及恶意程序的侵入，配备涉密移动存储介质设备管理系统并确保正常运行，提升保密防护水平。二要推进档案资源建设。按照档案建设的规范标准建立专用档案室，按标准购置铁质文件柜、密码柜等基本设施，添置灭火器等必需的防鼠、防潮、防火设施，并按《档案法》要求积极拓宽档案资源收集渠道，在做好上级和本级收发文的基础上，全面收集机构改革、事业单位登记管理、行政审批制度改革等档案资料，确保档案归档入库完整、保管科学安全。三要加快推进档案信息化。各级机构编制部门要切实加快机构编制部门自身建设，添置计算机等档案信息化管理设备，建立标准的电子档案，完善档案数据库，努力创造符合档案信息化建设条件，为档案的保管与开发利用创造良好的环境。

第三，要着眼一个“管”字，健全规章制度。加强管理是做好保密工作的重要前提和保障，要严格按照档案、保密相关规定，全面完善保密防护、泄密补救、密级设定、责任安全及档案管理、借阅登记、保存保管等机构编制档案保密管理制度，严格公文起草印发、信息报送审核、涉密移动存储介质使用等关键环节的管理，做好档案查阅、借阅及对外服务等工作，并将档案保密工作纳入全年目标考核，建立档案保密管理考核责任追究制度，促进机构编制档案保密管理升级。

第四，要突出一个“查”字，加大督促检查。高强度的监督检查是防止工作疏漏、推进工作落实的重要手段，各级机构编制部门要对档案保密工作常检查、常督促、常整改，推动档案保密工作向规范化、标准化、科学化、制度化轨道迈进。在检查的方式上，坚持定期督查与不定期检查相结合、自查与邀请业务部门专项检查相结合、传统检查与现代技术检查相结合，对各自的档案保密工作进行随机检查，实现“及时发现问题，全面堵塞漏洞”的工作目标。在检查的重点上，既要抓好文件印发归档、收集归类整理、信息上网审核等基础工作，更要突出电脑病毒查杀、文件定密解密、公文传送、档案借阅管理等关键环节，确保检查的全面性和覆盖率。在整改落实上，机关编制管理工作涉及面广、涉及改革稳定的特性决定了机构编制工作保密的高强度性，一旦发生泄密责任重大。各级机构编制部门要在抓好日常档案保密工作的基础上，严格按照县档案、保密等业务部门的要求，对照工作实际，全力抓好整改落实，该增添设备的一定要购置到位，该改进管理制度的要坚决完善补充，确保不发生任何泄密和档案遗失问题。

第五，要坚持一个“防”字，做好保密防范。保密安全重在防范，各级机构编制部门要把保密工作立足点和着力点放在防范上，严格按照“有目的、有标准、有要求、有结果”的“四有”要求，主动把工作做在前头，尽一切努力消除一个个可能出现的泄密隐患和漏洞，增加国家秘密的安全系数，防止失泄密事件的发生。要在做好“人防”、“物防”的同时，更要搞好“技防”，既要找准秘密泄露的“出口”，又要抓住要害，最大限度地保证信息的安全可靠。要正确处理保密和政务党务公开的关系，按权限、按规定确定文件保密级别（市、县定密权限只有秘密和机密，绝密定级权限在省以上），做好文件定密、解密和公开工作，增强工作透明度。

第六，要把握一个“用”字，强化综合应用。档案具有历史性、价值性和可利用性，要在确保档案完整、真实反映历史的同时，更加注重发挥档案的可利用性，最大程度地发挥档案的价值。各级机构编制部门要进一步加强对档案工作的研究，通过深入研究政府机构改革、事业单位改革、行政审批制度改革、人事制度改革等方面，及时总结行政管理体制改革的良好做法、成功经验和存在问题，准确把握机构设置和人员配置的内在规律，结合当前机构编制相关政策法规，强化机构编制前瞻性、规律性研究，提升机构编制调查研究水平，更好地指导当前机构编工作，最大程度地发挥档案保密对机构编制工作的促进作用。

机构编制档案保密工作是一项常抓不懈的工作，也是一项需要加强完善的工作，由于调研不够全面系统，所提的意见建议难免存有偏颇，敬请各位领导和同仁批评指正。

（作者系市编办副主任，人秘科科长）