党政机关公文常识与排版技巧

今天我汇报的题目是《党政机关公文常识与排版技巧》，主要从公文的概念、公文的产生及历史演变、建国后行政公文改革与发展、公文特点和作用、公文种类与区别、常见公文的排版格式等六个方面进行汇报。

一、公文的概念

公文自古以来定义甚多，众说纷纭，见仁见智。从传统意义上讲，公文，“一般指的是处理公务的文件”。公文乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。从现代意义上讲，主要有广义和狭义两种。

广义的公文指的是党政机关、社会团体、军队、企事业单位及一部分个人在现行公务活动中所形成的，有特定体式、内容完备、具有现行效用的文书材样。

狭义的公文指国家权力机关统一制定的具有法定效力和规范体式的公务文书。

行政公文的含义。行政公文就是行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行政公文属于狭义的公文范畴。

二、公文的产生及历史演变

中国现存最早的官方文献是殷商时期的甲骨文。自1898年以来，考古学家在河南安阳小屯殷墟遗址出土了大量刻有文字的甲骨文，至今已超过10万枚。这就是在中国文化史上占有重要地位的“甲骨文”。

“甲”指龟甲，“骨”指牛骨或鹿骨，甲骨文是刻在龟甲或兽骨上的文字，也叫龟甲铭文。甲骨文是商代皇室在占卜时所做的简短记录。短的只有数字，长的只有一百来字。它们是中国最早的原始物品。按照马克思主义唯物史观，写作源于劳动，文章和文学也源于劳动。根据我们所掌握的资料，相对于具有审美价值的文学而言，实用文章比文学更早诞生。应用文的诞生至少有两个原因：一是在漫长的生产劳动过程中，人的思维逐渐发展，人际交往逐渐增多，于是人们创造了一些交流的符号，这些符号就是早期的文字。文字的诞生为文章的产生奠定了基础。第二，人类的集体工作需要协调、组织和指挥，没有人类思维固化的第一条是难以实现的，从而形成强大的推动力，使应用文的出现成为必然。

据学者研究，甲骨文主要用于占卜。当时生产力低下，人们无法对自然有科学的认识。他们一直认为有神灵主宰着事物的发生、发展和生存。所以在发生事情的时候，我们总是用占卜来预测吉凶，无论是历史学家还是巫师，都会用甲骨文来记录。就已发现的这些甲骨文而言，其内容涉及世系、气候、食物、征伐、狩猎等。甲骨文是殷朝皇宫中埋藏的档案。从目前来看，大部分都是公文。

商周时期，在青铜器上铸刻文字很流行。这就是我们常说的“钟鼎文”和甲骨文。钟鼎文，有的用来记录统治者的制度法律，有的用来记录统治者的文德技能，有的用来记录贵族之间的商业活动，大多属于公文范畴。但是，有些属于私人的物资交换合同。虽然是应用文，但已经不能归为公文了。

国内最早的文章集是《尚书》，收录的文章多为公文。《尚书》中的文章分为六种风格：典、训、诰、誓、命。其中，“典”是用来描述法律法规体系的，“训”是教导和启蒙的话语，“诰”是训诫的文告，“誓”是军队出去打仗的誓言，“命”是君主的命令和圣旨。这些风格与现代的命令、决定、决议、指示、通知、公告、通告、报告等有一些相似之处。

从上面的介绍可以看出，公文在写作初期就已经产生了。在所有的文体中，公文可以算是最古老的了。《周易系辞》也可以证明这一点：“古代以节治之，后世圣贤易用书，百官治之，万民观之，盖之。”

到了秦朝，公文从体裁到文体都得到了充分的发展。在李斯的帮助下，秦始皇建立了第一代中央集权国家。为了达到长期稳定的目的，他们统一了文字和度量衡，实行了同轨同读的措施。为了提高公文的效率和可靠性，李斯等人还制定了“查印”和“用印”制度，表明了公文的真实性和可靠性。

汉代公文的文体主要有书、议、策、论、疏、诏、制、章、奏、表等。其中，皇帝对臣下使用的文体主要是圣旨、制度、政策、策，而臣下则主要使用章、奏、表、议等。给皇帝，这一点已经大致固定了。同时，在表达和结构上也有一些相对固定的格式。特别值得一提的是，当时的官方文献也产生了一些流传后世的名篇，如贾谊的《陈政事疏》、《论积贮疏》、晁错的《论贵粟疏》、司马相如的《上书谏猎》等。

汉末魏晋南北朝时期，公文无论在写作实践还是在理论上都有了明显的发展和进步。主要代表是曹操和曹丕。曹操亲自写了很多公文，包括《让县自明本志令》、《求贤令》、《求逸才令》、《慎行令》、《修学令》等。曹丕不仅亲自写公文，还发表了关于公文写作的《典论论文》。他说，文章是“国家的一项伟大事业，一件不朽的大事”，应该主要是指官方文件。他还把文章的风格分为“四科八体”，并指出了各自的特点：“议论要雅，书要理，题字要写实，诗要美”。

唐宋时期是中国古代公文的成熟期。由于这一时期中国文化史上出现了著名的“唐宋八大家”，名篇数不胜数。魏徵的《谏太宗十思疏》、《十渐不克终疏》，范仲淹的《论两税之弊须有厘革》，韩愈的《答手诏条陈十事》，柳宗元的《论佛骨表》，欧阳修的《上枢密韩太尉书》，王安石的《朋党论》，苏轼的《与高司谏书》，等等。

元明清时期，应用文研究逐渐深入。明代巫娜的《上仁宗皇帝言事书》，清代徐世曾的《为政之宽严》等，都是很有影响的文章研究作品，其中各种风格的公文都非常详细。

三、建国后行政公文改革与发展

比较有代表性的学者如李昌远（原河北省委副秘书长），他在所著的《中国公文发展史》中，提出将建国后行政机关公文的改革和建设，大致划分为五个阶段。

第一阶段，解放初期，即50年代前半期，是新中国公文的初创阶段。这期间主要是在总结和吸取解放区民主政权经验的基础上扫除旧政权公文工作的影响，反对官僚主义、文牍主义和社会话语言污染对公文带来的侵蚀，建立规章制度，使统一、规范的适应人民民主专政国家要求的新公文建立起来。其标志是中央办公厅和政务院办公厅在1951年4月召开的全国秘书长会议上，讨论通过了《公文处理暂行办法》（以下简称51年《办法》）和《加强文书工作和档案工作的决定》两个文件，为新中国公文建立奠定了基础。

第二阶段，50年代后期到60年代前期，是新中国公文的完善阶段。其重要标志是1954年12月中央办公厅召开了全国档案工作会议，中心议题是讨论通过《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》（草案）。

1956年10月、11月，中共中央办公厅先后下达了《关于文电统一管理办法》和《中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法》。在此期间，中共中央、国务院及其办公部门，还对公文和公文工作下达过一系列规定、办法、通知、意见、指示，随着这些指示的贯彻执行，可以说到60年代前期我国社会主义时期的公文和公文工作已经形成了一套完整的、系统的规范和制度。

第三阶段，60年代后期至2000年之前，是新中国公文经历曲折后继续前进的阶段。1966年5月以后的10年“文化大革命”，使党、国家和人民遭受了建国以来最严重的挫折和损失，党政机关长期处于瘫痪状态，行政公文发展也长期停滞不前。1976年10月粉碎“四人帮”后，为了适应新形势的需要，党和国家在总结公文工作实践经验的基础上重申并发展了五六十年代文书处理的工作制度和办法。从1981年以来，国务院办公厅先后三次发布国家行政机关公文处理的《81暂行办法》（1981年2月发布）、《87办法》（1987年2月发布）和《修订办法》（1993年11月发布）。

第四阶段，就是2000年8月14日，国务院办公厅印发《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》2000）时期，这是计算机开始广泛应用于行政公务活动过程的一个时期，也是国家针对加入WTO后，面对与国际接轨的新形势下出台的、比较系统的一个新的标准规范。

第五阶段，指2012年中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》和同时出版的中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）至今，即《国标2012》，这个标准规范一直沿用至今。我们日常办公和处理公务都是广泛遵守这个标准的。

四、公文特点和作用

公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。

公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。

（一）公文的特点

一是权威性和政策性。

二是针对性和指导性。

三是规范性和约束性。

四是程序性和严密性。

五是对应性和定向性。

（二）公文的作用

指导工作，传达意图。（通知）

联系工作，交流情况。（函）

请示工作，答复问题。（请示、批复）

总结工作，推广经验。（通知、决定）

记载工作，积累史料。（各文种）

（三）公文工作基本原则

实事求是原则。

准确规范原则。

精简高效原则。

安全保密原则。

五、公文种类与区别

（一）公文种类

公文种类主要有：

1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

12、批复。适用于答复下级机关请示事项。

13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

（二）近似文种异同辨析

决议与决定：主要区别是是否经过会议集体讨论并表决通过。

决定与命令：使用权限、使用和表达上有区别。

公告与公报：公告多用于宣布重大消息，内容简要，而公报较具体。

公告与通告：使用者、发布内容、公布范围上有区别。

通知与通告：主要是适用对象有区别。

通知与通报：内容的侧重点不同。

意见与报告：行文方向和内容有区别。

意见与请示：行为方向和内容上有区别。

请示与报告：对上级要求、行文时间、文种性质和行文目的不同。

请示与函：行文时间、方向、功能、结果上有区别。

纪要与决定：适用对象、表达等方面有区别。

决定、命令（令）与通报： 适用范围和程度不同。

（三）文种选用常见问题

1、缺少文种。

2、使用非法定文种。

3、文种重叠。              

4、生造文种。

5、文种作为公文标题。   

6、文种混用。      

7、同类公文使用不同文种。  

8、错用文种。

我们日常工作中主要存在报告和请示的错用、混用和叠用。

六、常见公文的排版格式

公文的结构，主要包括两个部分：公文的外部形式（格式，

即国家标准规定的固定格式）和公文的内部组织（内容，即公文的主体部分）。

依据：

1、中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）；

2、中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。

（一）公文格式要素划分

1、版头：公文首页红色分隔线以上的部分。包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。

2、主体：首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。

3、版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。包括：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关、印发日期、印制份数。

（二）公文格式中各要素排版要求

1、版头部分

（1）份号

如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（2）密级和保密期限

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（3）紧急程度

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（4）发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

（5）发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

（6）签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（7）版头中的分隔线

发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

2、主体部分

（1）标题

    一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（2）主送机关

    编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

（3）正文

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

（4）附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（5）发文机关署名、成文日期和印章

a、加盖印章的公文

    成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

b、不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

c、成文日期

成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章或成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

（6）附注

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（7）附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

3、版记部分

（1）版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

（2）抄送机关

    如有抄送机关，一般用4号仿宋字体，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

（3）印发机关和印发日期

    印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

（三）公文版面及其他要求

1、页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

2、字体、字体颜色和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。公文中文字的颜色均为黑色。

3、行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

4、页码

页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

5、装订要求

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90，无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当：

a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误

差±4mm；

b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。

包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。 

结束语 

文件制发是一项严谨细致、系统繁杂的工作。要素齐全、排版印制规范、内容严谨简洁的公文，不但可以反映一个单位的工作水平，也从一定程度上体现了这个单位严谨的工作作风。我们日常公文的排版主要参考市委办、市政府办的公文排版格式，局部会与国家标准略有差异。总而言之，公文的排版并不是刻板的，既要严格遵循国家标准，又要多学习、多观察、多思考、多比较。通过认真学习实践，全面提升公文制发工作水平。