一、公文概念
（一）公文的概念
1.公文的概念。公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料，是传达贯彻党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
公文是在公务活动中形成和使用的文书材料，离开公务活动就不存在公务文书。法定机关和组织以公务文书作为实现其职能的重要手段的依据；公务文书必须反映和处理公务。这就是公务文书区别于私人文书的本质所在。
2.公文与文书、文件的异同。在公务活动中，常常出现“文书”、“文件”和“公文”这三种概念同时使用的情况，如文书、文书处理、文书工作，文件、文件拟写、文件往来，公文、公文格式、公文立卷等。这些概念有时还可以互为通用，如文书处理也可称为文件处理、公文处理；文件往来也可称为文书往来、公文往来；公文格式也可称为文件格式、文书格式等等。但在实际工作中，由于历史沿革和使用习惯，以及其他原因，在不同的场合往往强调不同的侧面，有着不同的称呼和用法。
“文书”一词，在人们日常生活和公务活动中，使用的极为普遍和广泛。它可以作为所有文件材料的总称，既可以指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。文书还可以指一种职业，如某某人在做文书工作，也可以指职务名称，如文书、文书科长、文书处长等。
“文件”同文书一样，有时也可以指文件材料的总称。如一次大型会议后，要将会议文件立卷归档保存。这里说的文件，既指会议形成的有规范格式的正式文件，如会议纪要、决议等，也包括会议进行中的简报、领导讲话、代表发言、会议纪录，甚至还包括录音、录像、照片等有关资料。但是，对于一些重要的文件，如：中共中央文件、国务院文件等具有规范格式的正式文件，人们往往郑重地称之为“文件”，而不称文书或公文。
3.公文的发展演变。从一些史籍的记载来看，文书、文件和公文这三个概念是分别在不同的历史时期出现的，有一个产生和演变的过程。
“文书”一词，最早见于西汉贾谊《新书·过秦下》：“禁文书而酷刑法，先诈力而后仁义。”这就是令秦始皇的“焚书坑儒”。在我国先秦时期，“文”与“史”是很难分开的，“文书”的概念范围要大些，一些有史料价值的文字材料都可称之为文书，这里面也包括儒家的经典著作。
但文书本身的出现，要比这早得多。在我国，文书的出现可以上溯到夏、商、周三代。商代后期，出现了一种体式较为完整的甲骨文书，它是书刻在甲骨上的商代后期王室占卜活动的记录文字，是我国考古学家发现的最早的文书珍品。到了西周，则设有专门管理文书与起草文书的官吏了。据《周礼·天宫·宰夫》云：“五曰府，掌官契以治藏，六曰史，掌官书以赞治。”这说明，在我国，作为国家管理工具的官方文书的产生，已经有三四千年的历史了。
汉代以后，文书作为公文与案卷的含义才逐步被确定和沿用下来。《汉书·刊法志》：“文书盈于几阁，典者不能遍睹”。此处所说的“文书”就是指的公务文书。
“公文”一词，出现于东汉末年和三国时期。汉代多称文书，称公文较少。三国以后，多称公文，指官府之间往来的公事文书。如《后汉书·刘陶传》：“州郡忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文。”就是说东汉末年，黄巾起义的领袖张角等人势力强大，可能聚众起事，但州郡官员只是口头相互转告，不肯以公务文书的形式上奏朝廷。自此以后，公文就成为公务文书的统称了。
“文件”一词，大约在清末才出现，当时在外交文书中提到“寻常往来文件”，“交涉文件”等。后人承袭历史，文书、公文、文件这三种叫法一直沿用至今。
（二）公文的特征
1.公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。这些机关或组织都是依据国家的法律和有关的章程、条例建立起来的，是具有法定地位的，这种法定的地位赋予了这些机关与组织在自己的职权范围内制定和办理公文的权力。
2.公文形成的条件是行使职权和实施管理。具有法定地位的机关、组织，都有自己的组织系统、领导关系和职权范围，有自己主管的事务与办事意图。它们在行使法定职权和实施有效管理的公务活动中，必然会产生体现自身意志的文字材料。
3.公文具有法定效力和规范格式。这是公文区别于其他文章和图书资料的主要之点。公文的法定效力是由公文形成者的法定地位所决定的。公文的规范化格式，不仅增强了公文的权威性与有效性，也方便了公文的处理。
4.公文是国家机关及其他社会组织处理政务、办理事务的重要工具。任何一个机关、组织在日常的工作活动中都需要通过公文这一工具来表达意图，处理公务，实施管理。比如：向上级汇报工作，则使用“报告”；向下级布置工作，则使用“指示”或“通知”；向有关单位联系公务，则使用“函”；记载会议议决事项，则使用“决议”或“会议纪要”等。
（三）公文的作用
公文是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。它是伴随着阶级、国家、文字的产生而产生，伴随着生产的继续发展而不断发展的。千百年来，人们在社会的政治生活与经济活动中都要凭借文书这一工具来进行彼此间的联系。从某种意义上说，人类社会的灿烂的历史文明，就是凭借那些卷帙浩繁的、不同形式的文书记载而传之于世的。有了文书，才能贯彻统治者的意图、实现社会的信息传递。文书也就成了治世的工具。
公文是能够逾越时间与空间的限制，有效传递公务活动所需信息的重要工具，功能作用主要表现在：
1.领导和指导作用。上级机关发给下级机关的公文，都具有领导和指导作用。上级机关传达贯彻党和国家的方针政策、决定和规定等公文，必然要对下属机关产生领导作用。而批复等公文，则对具体工作产生指导作用。
2.规范和准绳作用。通过公文发布的一些法律、法令和行政法规等，同样对所辖成员起着规范和准绳作用。
3.宣传和教育作用。公文在传达某一方针政策，规定人们应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做。这就增强了它的宣传和教育作用。
4.联系和知照作用。机关之间许多工作是通过公文进行联系、协调的，许多具体问题也因此而得到及时处理，还有许多对工作的开展具有重要意义的信息资料也是这样获得的。因此，公文在保证各机关正常而有秩序地开展工作上，起着极大的作用。
5.依据和凭证作用。各种公文都反映了制发机关的意图，都具有法定的效力，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。公文不仅仅传达了发文机关的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证。
一篇好的公文，不仅能够千古传唱，也能够改变个人的命运，有时甚至能决定一个国家的前途。比如《谏逐客书》，这篇文章是被称为“千古一相”的秦朝丞相李斯上给秦始皇的一篇奏议。这件事发生在秦王政十年，当时秦还未开始统一六国的征战，由于秦国长期励精图治、国力逐渐强盛。楚国眼看秦国日益强大，就派一个名叫郑国的水利专家向秦王嬴政献策，倡言凿渠溉田，耗费秦国大量人力物力修筑“郑国渠”，以实施“疲秦计划”，达到使秦无力对韩用兵的目的。后被发觉，秦朝宗室大臣认为来秦的客卿门客都是各国间谍、图谋不轨，强烈要求秦王将各国客卿门客赶出秦国、撵出秦境。迫于压力，秦王颁布了《逐客令》：不论官职大小，地位高低，凡不是秦国本地人，都必须离开秦国，并且永远不准踏入秦境半步。
李斯是楚国投奔秦国的，当时刚被拜为客卿，也在驱逐之列。李斯在被逐离秦途中，写了《谏逐客书》，劝秦王收回成命。在《谏逐客书》中，他列举大量历史事实，说明客卿辅秦之功，力陈逐客之失，劝秦王为成就统一大业，要不讲国别，不分地域，广集人才。秦王看了《谏逐客书》深受感动，立即取消了逐客令，并恢复了李斯的宫职，不久又提升了他当廷尉。而这篇《谏逐客书》，也为秦王朝的统一天下奠定策略基础。
二、公文的种类
（一）公文的种类及适用范围。广义公务文书的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表册等。它们都是法定机关与组织在公务活动中所形成和使用的，具有法定效力和规范体式并须经过一定处理程序处理的文书材料。
狭义的公文是指国家规定的党政公文种类，1996年5月3日中共中央办公厅发布《中国共产党机关公文处理条例》规定14个公文种类，2000年8月24日国务院发布《国家行政机关公文处理办法》规定13个公文种类，2012年7月1日《党政机关公文处理工作条例》施行，确定为15个种类。
1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
12.批复。适用于答复下级机关请示事项。
13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
（二）公文的行文规则
1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
3.向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
（3）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
（4）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（5）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
（6）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
4.向下级机关行文，应当遵循以下规则：
（1）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
（2）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。
（3）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
（4）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
（5）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
5.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。
党委、政府的部门依据职权可以相互行文。
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
（三）常见文种运用不规范现象
１.自定使用非法定文种。新《条例》明确提到：公文起草应当做到“文种正确”，“文种是否正确”是签发审核的重点之一，“文种是否符合要求”是收文时初审的重点，印发前“应当对公文的文种等进行复核”。比如：《××市城镇廉租房管理办法》《中共××县委2013 年工作总结》等，直接将“办法”“总结”“规划”“细则”“要点”“计划”“方案”“打算”“安排”等作为党政机关公文文种使用，这既有损新《条例》的约束力和公文拟制工作的严肃性，也影响到公文的权威性。正确的处理方法是借助“通知”“报告”等法定文种加以印发或上报，比如：《中共中央关于印发〈中国共产党机构编制工作条例〉的通知》《中共××县委关于报送2022 年工作总结的报告》。
2.相近文种混淆错用。公文中有些文种的名称、作用、特点非常近似，在实际中文种的选择、掌握与具体运用有一定的难度，如果选择不准确，会造成文种与行文内容、行文目的不相符。比较常见的是“请示”与报告混用错用，主要有三种现象：一是把请示当作报告。就是把请求指示、批准的请示当作了报告。如《x x局关于申请购买车辆的报告》，指本机关根据工作需要，提出购买车辆的要求，请求上级机关予以批准，批准后方可执行的事情，这类应属于请示。二是把报告当作请示。有些报告是下级呈送给上级的报告，这类报告属于汇报工作，报告情况，也被当作请示。如《x x县委编办关于清理规范机构编制违规问题的请示》，末尾处写“以上报告，如无不妥，请批示”。这是属于典型的把报告当作了请示。三是请示与报告混合。有些公文既请示工作又报告情况或者既报告情况又夹带请示事项，这些形式都不符合文种的使用规范。如《x x局关于申请使用事业编制的请示报告》，其内容既汇报了工作，又顺便提出了请示或者一文数项请示，这种混合的形式，极易使上级机关理不出头绪，处理了一件事情而耽误了另外几件事情。
请示与报告同为上行文，不同点主要在以下几个方面：一是内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也可一文数事。二是侧重点不同。请示属于请示性公文，侧重于提出问题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。三是行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。四是行文时间不同。请示必须事前行文，而报告可以在事后或者事情发展过程中行文。五是报送要求不同。请示一般只写一个主送机关，受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。六是文件篇幅不同。请示一般都比较简短;报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。七是结束用语不同。请示结尾必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求，一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式；报告结尾一般不写需要上级必须予以答复的词语，多用“特此报告”等形式。八是处理结果不同。请示属于“办件”，指上级机关应对请示类公文及时予以批复；报告属于“阅件”，对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。
3.会议审议材料不规范。班子会议、党组（党委）会议作为集体议事决策机构，其规则和程序十分严格，对提交会议材料的要求也非常高。以市委办为例，提交市委常委会议的材料，审议类的事项提请部门必须要有明确意见，供会议决定决策；报告汇报类的只是听取，不再讨论也不再决定决策，这也就是常说的“会议是定事的不是议事的”。但在实际工作中，有的提请事项名称冠为报告，中间却夹杂着需要审议决定的事项；有的审议事项中部门没有明确的倾向性意见，导致领导无法决策。凡是这种材料，市委办审核时全部予以退回，责令修改完善，不提交本次市委常委会议审议。
三、浅谈公文写作起草
（一）起草公文遵循的原则
（1）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。习近平总书记强调，对国之大者，要心中有数，写材料的同志更要做到。
（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（4）文种正确，格式规范。
（5）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（6）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。
（7）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
（二）公文写作的基本要求
公文是一种特殊的文章，其写作过程具有一些特殊的规律性。总体来说，就是立意要准确、布局要和谐、逻辑要清晰、层次要分明、文字要简练、表达要通俗易懂。
1.思路要清晰
一要有针对性。公文写作与应试作文、文学创作不同。要把写作要求搞明确，把领导意图搞清楚，把具体情况搞明白。
二要有逻辑性。要一文一事，中心明确，令人一目了然。应围绕主题，合理安排正文结构，做到层次清晰，条理分明，紧凑有序，过渡自然。
三要有鲜明性。要有观点、有深度。每件公文都要求能够集中、鲜明而直接地表述主题。力争做到“三言二拍”，“三言”即言之有物、言之成理、言人之所未言；“二拍”即领导拍案惊起、看后拍案叫绝。
2.结构要合理
一是完整性。首先，公文要做到开头部分、主体部分、结尾部分齐备，不可无故残缺。就是朱光潜先生所说的“有头有尾有中段”。其次，各个部分要相对饱满，不能干瘪、空洞，给人局部残损的感觉。其三，脉络畅通，贯穿首尾，如有文气不能串联的地方，形成脱节断气，也会影响文章的圆满。这就是朱光潜先生说的“有一股生气贯注于全体”。在艺术创作中，有“只写残缺不写全”的说法，讲究点到为止，留下一些空白由欣赏者来填补，反而能更好地调动读者进行审美再创造的积极性。但是，这一做法在公文写作中不宜采用，公文的内容要求明确、实在，不能采用虚实相生、意到笔不到的写法。否则，将会给落实处理带来许多不便。
二是连贯性。公文的各个部分之间，在内容上要相互连贯，井然有序，在语言形式上要有紧密的衔接和合理的过渡。一篇公文，不会是一个混沌的整体，必然是由若干层次构成的。开头、主体、结尾，就是公文的三大层次。其中主体部分，通常也不会只有一个层次，而是由既互有区别，又互有联系的几个部分组成。这些层次之间，不管是在内容上还是在文气上，都要有内在的联系。在外部的语言形式上，不管采用序号衔接还是采用自然过渡，也都必须自然流畅。
三是严密性。严密性是指文章的各个部分之间有严密的逻辑联系，既不能出现前后内容互不相干，也不能出现前后内容相互矛盾的现象。文章的部分与部分之间，或呈现因果关系，或呈现主次关系，或呈现并列关系，或呈现表里关系，各部分互相弥补、互相协助，而不能互相矛盾、互相拆台。
3.用语要得体。公文的语言表述，必须符合公文的性质、适用范围与行文目的以及作者的职权地位。
一要严谨。相关表述上，要严谨规范准确。比如（1）“习近平某方面思想”的表述，中央批准使用的规范表述有5种，即“习近平强军思想”、“习近平新时代中国特色社会主义外交思想”、“习近平新时代中国特色社会主义经济思想”、“习近平生态文明思想”、“习近平法治思想”。习近平总书记对地区、部门、行业工作的重要指示要求，一般表述为“习近平总书记关于某方面的重要论述”，不得随意表述为“习近平某方面思想”。（2）各地各部门定的政策性文件、规划、方案，不得冠以“顶层设计”等语。（3）地方和部门主要领导同志的讲话、批示、报道，不得冠以“重要”、“亲自”等词。
新华社2019年7月修订发布《新华社新闻信息报道中的禁用词和慎用词》，从时政和社会生活类、法律法规类、民族宗教类和港澳台和领土、主权类以及国际关系类五个类别，罗列出102条内容，明确了禁用词、规范用语。比如：不使用“一带一路”战略，而使用“一带一路”倡议。禁用38个不文明用语:装逼、妈蛋、逗比、我靠、你妹、滚粗等等。
同时，应当具备的数据项目一定要准确齐备，不能想当然、大概齐、差不多。
二要简明。指用词精练不繁，以简洁、明确的文字表述出丰富的内容，做到“言简意赅”。首先，要做到直接表述，开门见山，简洁明了地表述发文意图，以获得准确、快捷的阅文办事效果。其次，应尽量选用含义丰富、准确的概括性词语；也可利用附件，压缩公文正文的篇幅；利用图表或其他表格简化文字表述。最后，应字斟句酌，反复修改，果断删除重复或可要可不要的段落与字句，使公文简洁凝炼。
2020年5月，甘肃省委办公厅印发《关于持续解决困扰基层的形式主义问题为决胜全面建成小康社会提供坚强作风保证的通知》规定：大力弘扬“短实新”的文风会风，综合性报告控制在5000字以内、专项报告控制在3000字以内，部署某领域重要工作的文件控制在6000字以内、部署专项工作或具体任务的文件控制在4000字以内。
三要平实。指公文的语言平和朴实自然，通俗易懂，无形象描写，不堆砌华丽词藻，不滥用修辞格，强调直接而鲜明地表达作者的意图。得体，指公文的语言、语气必须符合作者的职权范围、行文目的与特定文体表达的需要。公文撰写要从本机关职责范围出发，根据本机关与受文机关之间的行文关系，选用恰当的词语，对上行文，应用语尊重，恭而不卑；对下行文，应用语郑重、准确，虽可适当使用告诫性词语，但应做到威而不凶；平行文则更应使用谦敬性词语，创造出相互协商与合作的良好氛围；面向广大群众的公布性公文则强调通俗明白。
比如新党章提出，“党政军民学，东西南北中，党是领导一切的”。很通俗的一句话，党的核心领导地位跃然纸上。李克强总理在《政府工作报告》中强调“大道至简，有权不可任性”，严肃又不失活泼，够简、够准，一下就点到了政府工作的要害。
到什么山上唱什么歌，写公文也讲求“适销对路”。习近平同志在任浙江省委书记时，曾就一些干部不会说话而批评，风趣幽默而不失告诫：“他们与新社会群众说话，说不上去；与困难群众说话，说不下去；与青年学生说话，说不进去；与老同志说话，给顶了回去”。
四要干净。首先，要流畅，无病句、少长句，要规范、顺口。其次，要简洁，不能过于拉杂，拖泥带水，特别是举例三五句话就行。具体来讲，字，书写要规范，不用错字、别字、异体字，包括不用胡乱简化的字。词，不要生造词头，注意正确运用现代高科技新术语；用书面语，少用口语；用现代汉语，除通用的个别文言句式外，一般不用文言句式。即使运用文言词语，也要注意不得生吞活剥，要适当、活用、自然、流畅，不要文白夹杂，故意简古。句，遣词造句也要规范，重视“约定俗成”的习惯，少用世俗俚语，不用网络新语（火星文）。点，标点符号也要使用正确。最后，要有起伏，善于运用各种句式，不能过于平淡、干巴巴的。注重起承转合。“千古章法，不出起承转合之外；虽千变万化，其宗不变”。
（三）撰写公文的基本步骤
文无定法，技有巧拙。在公文写作中，每个人的思路不一样，写作习惯也不一样，每个人都有一套属于自己的写作方法，但基本的方法应该遵循以下步骤。
第一步，精准审题。就是要精准理解公文题目的含义，不能错题、偏题、跑题，反之，轻则受批评，重则还会闹出大笑话。如被戏称为“今古奇文”的“项羽拿破仑论”。
相传1901年慈禧下令改革科举，要求考试内容中要加入中外政治历史。为了迎合旨意，有一次考官出题时为赶时髦，把法国的拿破仑塞进去了，因粗略知道拿破仑与中国的项羽一样是一位以失败而告终的猛将，便出了一道中外比较试题：《项羽拿破仑论》。有位考生对拿破仑素无所闻，见题后极为惶惑，将拿破仑理解为“拿破旧的轮子”，所做文章节选如下：
夫项羽，乃拔山盖世之雄，岂有一破仑而不能拿乎？非不能也，实不必也。彼破仑，为何物？其大几许，其高若干？纵或挡道，乌骓但扬蹄，项羽即可过焉，何需下马将其移开，而后再行？岂不多此一举乎。退万步言，欲将其去之以利行军，然则彼一破仑，百数斤而已，令一、二士卒足以胜之，而何须劳项羽屈主帅之尊躬自动手乎？于情于理，无乃不合也！基于上述，余以为：项羽不必拿破仑。...............
这段话翻译过来大致的意思是：项羽这样的盖世英雄，自然能拿起一个破轮，只是他没必要拿。如果挡道，乌骓扬蹄不就能过去了，去拿不是多此一举？而且他一个主帅，拿一个破轮是不是有点丢脸，所以项羽不必拿破仑。
可想而知，此文一出，当时便传为笑谈。
当然，随着网络通信的发达普及，这类问题以后产生的机率会越来越小。但我们在写作过程中，最好还是要把题目内容查一查，要精准、全面、完整理解题目表达的意义、包含的内容、大致的结构层次等，避免跑题、偏题等现象发生。
第二步，领会意图。这个阶段的关键问题是，领导有明确指示好办，领导没有指示怎么办?那就要学会揣摩领导的意图，这是个硬功夫，需要把握三个方面:一是把握事业发展的大环境。通过找准本单位工作在区域发展大局中的地位和作用，来领会领导意图。二是遵循事业自身发展的大逻辑。通过把握本地区、本单位工作的规律和特点、进展和要求，来领会领导意图。三是紧扣领导的关注点。通过关注和思考领导的批示指示，来领会领导的意图。要注意的是，我们既不能重复“昨天的故事”，把领导过去讲话拼起来；也不能重复“别人的故事”，复制其他领导的讲话。
写好一篇文稿，要转换三次角色：首先，把自己摆在领导的位置上，思考这项工作应该怎么干，话应该怎么说。其次，把自己摆在听众的位置上，设身处地琢磨听众在这个场合想听点什么。再次，把领导摆在自己的位置上，假定领导自己捉笔，这篇文章会怎么写。如此这般，起草者就会和领导“心由相通”，真正领会好领导意图。
第三步，确定主题。起草好一篇文稿，首先要立好题。习近平总书记说：问题是时代的声音。起草文稿必须树立问题导向，善于找准主要问题，特别是善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面。党的十八大后，习近平总书记发表的一系列重要讲话之所以引起全党和全社会广泛而又强烈的反响，就在于这些重要讲话都具有鲜明的问题导向，抓住了矛盾的主要方面，提出了鲜明的解决问题的思路和举措。把主要矛盾抓住了，把主要问题找准了，讲话的主旨、文章的题目自然就出来了。其次要选择文种。你要写的是哪类公文？是工作总结、调研报告、表态发言还是会议纪要？这类公文的基本格式是怎么样的？把格式先确定下来，才不至于南辕北辙。
第四步，搜集素材。“善弈者谋势，不善弈者谋子”。起草文稿也是同样的道理，站得高才能看得远。除了学习别无他途。接受任务、领会意图、确立主题后，必须突出重点，分清轻重缓急，把时间和精力花到最急需、最关键的地方来学。在动笔之前，要查找四类材料：一是本单位以往的材料；二是上级单位的材料，包括国家、省市、本地区政府和上级单位的相关材料；三是兄弟、同级单位的材料；四是其他报刊、杂志、网站上的相关理论文章。这样一来，起码的“形式”和“内容”就都基本了解了。同时，领导修改的“花脸稿”是最好的老师，要研究领导改过的文稿，仔细琢磨改动的深意，真正做到打完一仗、总结一次、前进一步。
第五步，拟定提纲。包括题目、开篇、一级标题、二级标题和结尾。很多人只拟到一级标题，这还不够，需要进一步拟到二级标题，甚至三级、四级标题，具体拟多少级要视篇幅和数字要求而定。拟提纲的时候可以先写关键词，准确、规范的表述可以后面再统一修改。
常用的搭框架、拟提纲的方法有两种，一是基本法：先确定一个主题，接着列出支撑主题的若干个小标题，然后继续列出支撑每一个小标题的分标题，每一步骤按照“是什么、为什么、怎么办”来展开；二是并列法：工作措施，取得成效，经验体会，存在问题，原因分析，形势分析，总体思路，主要目标，工作措施，工作建议或保障措施。当然，一份报告不需要囊括以上十项内容，可以根据实际需要进行取舍。
第六步，起草正文。可以遵循从易到难、由浅到深的方法，很多人看到文稿有了一定的篇幅后，心里才能踏实点。一是把已经掌握的、需要强调的内容填充进去，比如上下（上级、自己、下级、领导层、管理层、操作层、党政工团），左右（其他兄弟、同级单位），前后（过去、现在、未来），内外（政府、本行业、关联行业）的相关内容，还有一些正反面的例子。二是从头到尾、一气呵成地顺着写下来，开始填充的内容只是一把“散沙”，你需要往里头“加水加泥”，然后搅拌均匀，才能捏造成型。三是不要在某处纠结、停顿，如果卡词了或者有不甚清楚的内容，不要停下来苦思冥想或翻翻找找，可以在此处标红，暂且搁置，等文章收尾后再回过头来思考和查找资料。
第七步，检查修改。文章要“热写冷改”，当局者迷旁观者清，写完后不用急着立即修改，等过个一天半天再改，届时“旁观者”的心态会更加明显。自己修改的时候要把文章读出来，看看拗不拗口、顺不顺。自己改完后，还要请别人改，每个人都有思维定势，自己发现不了的问题，有时别人轻易就能发现，可以请教有丰富写作经验的同事，也可以直接拿给上级领导审阅。
四、几种常见公文起草写作之管见
（一）领导讲话
讲话，属会议主要领导者使用的文种。领导者为实施领导，在各种会议上所作的指示性发言，即领导讲话。讲话稿是会议的主要文件，是反映会议精神的最主要的文件，具有权威性、思想性和鼓动性的作用。
1.领导讲话稿起草为什么难
第一难是“三个维度”之难：思想的高度、思考的深度、思维的限度。起草领导讲话需要“身在兵位，胸谋帅事”。从思想的高度看，首先要将自己摆在领导的位置思事、谋事。哪怕你是刚出校门就进机关门的年轻同志，只要你一动笔，你就是领导。领导在思想上、政治上与上级保持高度一致，这对于我们普通工作人员而言，这是很难企及的目标。从思考的深度看，我们不是专攻某一领域的专家学者，没有对某一个方面、领域作深入研究和思考，接触起来好像都懂都了解，真正运用起来却感到都不深不透。很难提出有深度的、原创性的观点。从思维的限度讲，屁股指挥脑袋、位置决定观点，思维的局限性就是这样导致的。这是客观存在，很难避免、很难克服、很难拓展。
第二难是“三个不同”之难：不同领导、不同风格、不同要求。领导的水平都很高、眼界也很开阔、思想站位也很高，每个领导都具有鲜明个性、特点、风格和要求。所以在文稿起中，要积极掌握不同领导的不同风格和要求，不能以不变应万变，更不能任凭风浪起、稳坐钓鱼台，要积极学习、主动适应、探索规律、总结提升，力争能够自如地转换频道、转换方式。
第三难是“三个身份”之难：领导、学者、实际操作者。起草领导讲话，就是“关起门来当领导”，一字一句表达的都是领导的话语。以普通的个人身份等同于领导的身份，时时处处都要“跳起来摘桃子”。要跳得高、够得着，才能履行好职责。领导讲什么，起草者就要对什么进行研究，具有学者的属性。研究能力决定文稿能力，没有认真的研究就没有好的文稿，没有深入的研究也不可能出文稿精品。十八般兵器样样都会，还要有“杀手锏”。要做到这一点当然不容易。
从某种程度讲，材料起草者同时也是实际操作者，所写的讲话稿、各种文稿，都是单位的声音，是领导的意志，是要付诸实施的，不能空对空，要接地气、合实际、可操作。这就要求，作为文稿起草者，不仅要长于文字表达，还要对实际工作有相当深入的了解。
2.领导讲话起草要把握的几个关系
（1）领会与拓展。吃透、摸准和领会、拓展领导意图，对写好领导的讲话稿尤其重要。
一要善于分析领导的意图。要了解领导的脾气和性格，一般的处事原则、方法和工作习惯，尤其要注意了解其某些特殊的表达方式。要尽量多地接触和观察领导处理各种事务的思路、方法和技巧。要广泛收集和了解机关内部的多种背景情况和材料，注意查阅各种档案资料。其中，特别要注意观察领导是怎样处理具体问题的，逐步总结积累经验教训。要努力做到：当领导对某项工作有了某种思维萌动时，能有所共思；当领导酝酿某项工作时，能不谋而合；当领导作出某项决策部署时，能心领神会。
二要善于捕捉领导的意图。不论领导的意图如何隐晦、朦胧，总是要依附于某种媒介以“恰当的表现方式”传递出来。有时我们从领导在文件中的某一句话下面作标记这样的小事中，也可以分析出领导对文件中涉及问题的态度以及重视的程度。因此，要细心揣摩，从领导的一言一行中把握其心态，了解其心理。
三要善于判断领导的意图。这需要具有敏锐的观察反应能力和很强的理解能力，经常站在领导的角度思考问题，增强对领导的思维方式和表达方式的适应性。比如，起草文稿时可以设想，假如你是领导你将如何讲话，到会上再看领导是怎么讲的。注意领导是严格按照稿子讲话，还是有所取舍、有所发挥甚至另起炉灶。认真比较、反复研究两者之间的异同，就能从中找出与领导的差距。
四要完善和深化领导的意图。从表达的内容来看，领导的意图一般分为两种：确定性意图和非确定性意图。所谓确定性意图，是指领导经过思考、酝酿已经定型的意图。所谓非确定性意图，是指领导在决策前的思考中产生的尚不明晰、不太成形的某些意向。领导在情况尚不完全掌握、事态还不明朗、时机还不成熟时，往往不会急于形成自己明确的意图、判断和系统的工作方案。此时，文稿起草者不要操之过急，要注意观察，在密切关注客观事物发展变化的同时，注意发挥主观能动性，沿着领导的最新思路做好完善和深化工作。那种原话直录、照搬照抄、依葫芦画瓢的做法，表面上看是对领导尊重，其实是对工作不负责任的表现。
（2）筋骨与皮肉。文章也像人一样，有其筋骨皮肉。所谓筋，就是公文的立意、思路；所谓骨，就是公文的结构、层次；所谓皮，就是公文的格式、规范；所谓肉，就是公文的语言、论述。筋骨决定皮肉。对一篇好公文来说，筋骨是根本性、决定性因素。
一是文章的立意要高远。“立意”之“意”，是指文章的精神、气质、风骨、神韵，是统领全文、贯穿全篇始终的灵魂。立意高，文章才能显得大气，文章的思路才能打开、才能清晰，文章的语言才能拿捏得当。如果立意平淡，文章在起跑线上就算是失败的。要学会“画老虎”。在起草和修改文稿时，要有虎一般的威风和气势，多一点全局观、战略观，不能就事论事。要学会“跳出来”。尽量摆脱具体材料的羁绊，提炼出总体思路和带有倾向性的观点。这就要求在实际动笔的时候，注意将叙事与明理结合起来，在陈述具体事物的基础上，揭示事物的本质，将其提高到理论的高度去认识、完善与归纳概括，提出原则性意见。要学会“嚼甘蔗”。构思就如“嚼甘蔗”，要不急不躁，细嚼慢咽，甚至有时会停下来，细细地品一品。不断打腹稿，不断修正完善，掰开揉碎，千回百转，殚精竭虑，等把思想嚼烂了、嚼透了，就会自然而然地“一吐为快”。要学会“找感觉”。就是要设身处地找那种现场感，找那种面对特定对象讲话的氛围，就是找准位置，搞清楚以什么角度讲，以谁的名义讲，对谁讲，最后要达到什么目的。那种不分场合、不分对象、不顾及身份、不预设目的的公文，不会起到好效果。
二是文章的层次要分明。胸中有了好的立意和大的思路以后，就要开始谋篇布局。具体而言，就是拟提纲、搭框架、定层次。框架和层次好比是文章之骨。不先拟好提纲直接开写，多半会将文章写得一团糟。“脚踩西瓜皮，滑到哪算哪”的做法，是不可取的。公文只有框架立得稳，才能站得住。框架定好了，才能够提纲挈领，观点和材料的组织才会围绕中心展开，写起来才不致“节外生枝”。
文章框架设计的过程，也是初步分析归纳和理顺思路的过程。文章主题从哪几个方面展开分析，每个方面有哪些内容，按照内在逻辑关系大致摆布停当，文章大的轮廓和脉络也就有了，什么地方是需要弥补和加强的薄弱环节，也就大体清楚了。最初确定的框架，写作，只能是粗线条的，写作过程中修改补充和局部改变是难免的，但事先的缜密思虑可防止中途全盘推倒重来。
就公文总体框架而言，一般的要求是“虎头、猪肚、豹尾”。所谓虎头，就是开门见山点明主旨，提纲挈领，恢宏大气，有虎虎生威之气势；所谓猪肚，就是论述描写充实而不贫瘠，衔接过渡自然而不突兀，就像猪的肚子一样丰满圆润；所谓豹尾，就是当止则止，像豹的尾巴一样简洁有力，宁可留有余韵未尽，也不作画蛇添足的赘述。
三是文章的论述要充分。公文的具体论述就是文章的血肉。在具体行文时，要注意把握好以下几点：把握好论点与论证的关系。免去不着边际的高调，多用事实说话，把数据案例摆清楚、微观机制搞清楚、因果关系讲清楚。把握好目标与手段的关系。少提泛泛的要求，多讲一些具体的策略、方法、途径和措施。把握好宏观与微观的关系。没有宏观论述不行，只有宏观论述也不行，因为宏观最终要靠微观来落实。就好比房子的图纸设计得再好，也必须一砖一瓦地盖起来，一张蓝图可以指挥千百根梁柱，但只要有一根梁柱不到位，房子就成了危房，千万张蓝图也不管用。起点高、落点实，宏观上有高度、微观上很扎实，上可顶天、下能立地，才是一篇好文章。
把握好论述的切入点。切入点找准了，观点的论述就等于成功了一半。一要新，就是破题新颖，不落窠臼，别开生面，在别人不注意的地方下刀。这就需要高度的政治敏锐性，善于捕捉最新的动态。二要准，要善于抓住要害，抓住事物的主要矛盾，抓住那些“牵一发而动全身”的问题，一语中的。三要高，就是要具备一定的高度，着眼全局和长远，抓住战略问题做文章。四要巧，需要用“四两拨千斤”的功夫，从针对性最强、时机最成熟、操作性最便捷的地方下手。
（二）工作总结
工作总结虽然经常写，但我们往往没有掌握总结的写作要领，没有进行深入细致的理论思考，不能总结出具有特色、独创性、规律性的东西，结果是面面俱到，主旨不明，总结写成了大事记，记了“流水账”；有的总结形式呆板，“年年岁岁花相似”，千人一面，没有深度和新意，影响了总结的质量和效果。
1.工作总结的分类
工作总结的种类很多，也有多种分类方法。从时间上划分，有阶段总结、半年总结和年终总结等；从范围上划分，有个人总结、科（室）总结、部门总结等；从内容上划分，有学习总结、思想总结等；从性质上划分，有全面总结和专题总结等。下面，重点介绍一下最后一种。
全面总结是一个单位在某一时期各方面工作的综合性总结，比较典型的是党委工作总结，它涉及面宽，既有成绩收获又有缺点问题，既有经验体会又有今后的努力方向。写这种总结，要求瞩目全局，涵盖总体，突出重点，点面结合。必须注意充分肯定成绩，同时还要找准问题，分析存在问题的原因及教训，以便发扬成绩，克服缺点，明确方向，把今后的工作做得更好。
专题总结是针对某一项工作或某一方面的问题所进行的专门总结，像“不忘初心、牢记使命”主题教育总结、理论学习总结等，它涉及范围相对较窄，头绪较少，要求写得比较深、比较具体。这类总结往往偏重于肯定成绩，总结经验，其他方面的情况则写得比较简单，或者是一笔带过，甚至可以不提。
２.撰写工作总结要处理好四种关系：
一是“点”与“面”的关系。“点”即重点，需要展开写、着重写的内容；“面”即非重点，但需要兼顾写到的内容。只顾点而不兼顾面，就会缺乏全面性；只顾面而不顾点，就会显得平淡、琐碎，变成一本“流水账”。写总结应切忌不分主次、不讲轻重、事无巨细、面面俱到，眉毛胡子一把抓。要善于抓住有新意、有特色、有典型意义的内容展开写，一般化的内容点到即止。重点要把工作中的基本经验、主要做法，贯彻上级方针政策的成功之处，指导工作开展的经验总结提炼出来。这样才能既突出重点，又兼顾全面；既节省篇幅，又保证质量。
二是“定量”与“定性”的关系。“量”即数据，反映工作成效当然离不开数据，尤其是经济工作方面的成效更要依靠数据来说话，没有数据，就会显得空洞、笼统，缺乏说服力，但数据不能用得太多太滥，否则就会变成满篇都是数字，看上去让人觉得枯燥、沉闷。但仅有定量而没有定性，不足以全面、准确地说明问题。所以，一定要恰如其分，要与定量分析相一致。
三是“新颖”与“陈旧”的关系。一些常唱不衰的经典歌曲，常常有优美的歌词和动听的旋律；一篇好文章，也往往有几个独到的新观点或新亮点。从某种意义上来说，一篇文章的价值在很大程度上是体现在它的新意上。要写出新意，必须克服懒惰思想，“新一年，旧一年，改头换面又一年”是不行的，要善于思考，努力克服老套路的影响，力争出新品、出精品。所以工作总结能不能写出特色，不在于工作本身有没有特色，而在于我们能不能用鲜活的手法来反映特色。如果我们在表现手法上找准特色，总结的效果就会令人耳目一新。具体讲，可在总结的题目及小标题上找特色，有特色的工作详写，无特色的工作略写，这样可以使经验更集中、更带有启发性。
四是“措施”与“效果”的关系。我们在写工作总结时要注意把采取的措施与成效吻合起来，衔接好。
3.撰写工作总结的步骤
一要明确文体特点。只有对工作总结这种文体了然于胸，才能为写出高质量的文稿奠定基础。一是明白写作目的。工作总结应对已经完成的工作进行整理回顾、分析研究、找出问题，从而探寻出规律性的东西、明确今后发展的方向。二是明白篇章架构。在结构上，工作总结有总分式、并列式、二分式、三分式等几种格式。其中常用的是三分式，即基本情况、经验做法、问题建议三部分。三是明白基本要求。好的工作总结，要求能把思想写出来、把经验找出来、把特色亮出来。
二要掌握准备重点。一是把意图领会好。准确领会上级和领导的意图是写好工作总结的前提。要努力学习上级有关精神，认真研究本级领导指示，及时沟通交流，充分听取意见建议，全面准确地把领导的意图领会好、把握好。二是把思路研究透。在行文之前，要根据上级指示、领导意图、在手材料和实际情况等因素，理出各个部分之间、中心与部分之间的关系，确定总结的重点、各个部分的次序。这样动起笔来省劲，看起来也清晰。三是把材料准备足。写好工作总结，占有丰富的材料是其中重要一环。要详细掌握整个单位或部门已经做了哪些主要工作、面临的利弊条件和矛盾、采取了哪些办法和措施等，真正做到心中有数。
三要把握写作要点。一是内容要全面。工作总结是全局工作或单项工作全貌的反映。因此，必须充分体现总结的全面性和客观性。在内容安排上要深思熟虑，有效处理好点与面的关系，不遗漏各个方面、不疏忽每个环节，做到点面结合、统筹兼顾。二是行文要紧凑。零乱无序的行文方式是写作的大忌。工作总结的写作要环环紧扣，围绕手中占有的材料进行提炼、升华，用富有条理性、逻辑性的语言，把该讲的问题讲清楚。三是特色要突出。现在的工作总结写作，普遍存在“老模式”“一般化”现象。作为总结起草者，要能从众多的工作中，把最体现特色的东西挖掘出来，写实、写精、写透。四是语言要精练。工作总结的写作和讲话稿的写作有所不同，不需要太华丽的语言。要简洁用语、精练措辞、严密组句，用准确形象的表述把内容呈现出来。
四要抓住修改难点。文章不厌千回改，千锤百炼出精品。一是精挑细选善取舍。我们手中掌握的材料，大多时候是分散的、零星的、琐碎的，要能够鉴别材料、选择材料，在认真分析研究基础上，进行科学的取舍，剔除那些一般化的内容、突出那些吸引人的部分。二是不落俗套有新意。文字工作者不能总是“翻开报纸找点子、关起门来写稿子”，要善于思考，抓住事物的本质和规律，力求出新品、出精品。三是实事求是不遮丑。工作总结不光是对成绩的肯定，也是对教训的审视。不能只讲好的，不讲坏的，揭露问题不足，歌功颂德有余。要实事求是，标准不走样，数据不掺假，真正使工作总结起到肯定成绩、找出问题、推动工作的作用。
（三）政务信息
信息是指反映客观世界中客观事物的特征及变化的表征，是客观事物的状态经过传递后的再现。政务信息是信息的一个重要门类，是政务活动中反映政务工作及其相关事物的情报、情况、资料、数据、图表、文字材料和音像材料等的总称。从工作的角度看，政务信息就是沟通情况、反映问题、交流经验，为领导科学决策、指导工作、推动工作服务的文字材料。
1.政务信息的基本类型
根据工作实践，常用的信息格式大体可以分为10种类型：工作动态型、举措型、经验型、言论型、问题型、问题建议型、建议型、政策型、民意型、前瞻型。
工作动态型：即围绕某一时期政府工作的中心、重点及中央、国务院、省、市做出工作部署后，地方部门贯彻落实情况、进展情况及取得的阶段性成绩等。
举措类信息：也是一种动态类信息，主要表述采取某项措施，开展了某项工作。
经验型：重点是指对指导全局工作有重要指导借鉴意义和对领导决策的实施有推动作用的典型经验、做法。这类信息一是新，二是其做法经实践检验有效。
言论型：主要刊登各部门、各地主要领导对某项工作或某一问题的新思路、打算、看法，其言论有新观点、新认识，看后能给人以启迪和收获。
问题型：也称负反馈信息，主要反映工作中出现的一些带有全局性、倾向性、苗头性、趋向性的问题。
问题建议型：这类信息先摆问题再提建议，以存在什么问题，为此建议从哪几个方面着手解决的形式出现。
建议型信息：指根据调查研究和科学研究提出切实可行的建议供领导参考、采纳。
政策型信息：这类信息针对上级政策在贯彻执行过程中出现的空白点、突破点、难点或对某些重要条文的前后矛盾或部门之间的政策“撞车”现象进行反映。
民意型信息：指基层干部群众对上级重要决策、重大部署、重要会议及重大事件的反响、动向、呼声、建议。
超前预测和前瞻型信息：即对某些情况发展趋势的预测分析性信息，以利于在决策中及早采取措施，未雨绸缪，做好预案。
2.政务信息的基本要求
新，是指在时间上是最近发生的事情，要有新鲜感，具有及时性。
实，是指信息内容要真实；事件发生的程度，在语言表达上必须实事求是，不能有虚构和夸大或缩小的情况发生。
准，是指准确无误地收集、整理信息，不道听途说、不捕风捉影。
快，是指生成信息快、传递信息快。紧急信息随时发生随时报送，确保信息的时效性。
精，是指文字简炼、文风朴实、开门见山，用最短的语言把事情说清楚。
深，在内容上要有一定深度，力求通过一个具体的事情反映某种现象，透过这种现象反映事物的本质。
3.政务信息撰写要领
一是提炼主题，要做到鲜明集中、吸引眼球。主题就是信息所表达出来的基本观点或中心思想。一要正确，正确反映出内在规律和内在实质。二要鲜明，基本思想清楚明确，毫不含糊。三要深刻，要把情况写明、写透。四要集中，说明一个问题要突出重点，引用的材料集中到一个中心思想上来。
二是制作标题，要做到新颖醒目、表达凝练。标题是信息内容的统帅、纲领，是表明信息内容的短语，是信息的眼睛，是吸引决策者关注的关键所在。一篇信息是否有份量，价值是大还是小，读者首先是从标题上作出估量的。它要求简洁明快，一语破的。信息的标题一般不用引题，多用单句实题，使人一目了然。标题当中除使用顿号外，不可以用逗号等其他标点符号。一般情况下，标题有数字型、词汇型、杂合型、短语型四种类型，其中数字型标题数字最有说服力。
三是安排结构，要做到构思严谨、层次清晰。结构是文章的表现形式和框架。主题是灵魂，结构是骨架，是用来表现主题的。具体要求有三点: 一是简朴。能省的则省，通篇给人以明晰、舒畅、一目了然的感觉。二是严谨。不因其短而粗，虽短但“五脏俱全”。三是自然。长短详略，顺其自然，如行云流水般自由。
四是内容精炼，要做到字斟句酌，翔实准确。主体是信息中叙述和展开事实的主干部分，也是决定信息质量和价值的关键部分。编写好信息的主体部分，首先要做到条理清晰，层次清楚，材料运用精当，其次是做到文字简炼、准确，即不拖沓，也不会含混。其主体部分的基本结构形式是各有不同，动态信息：“做法——效果”或“情况——处理结果”；经验信息：“成果——做法——经验”或“做法——经验——成果”；问题信息：“问题——原因——建议”。
五是认真核实，要做到准确无误、不能失真。信息写好以后，不要急于发稿，应对内容再认真核对。这一环节，是信息编发的最后一道关卡，差之毫厘，失之千里，稍有差错就会带来工作失误。信息工作人员在处理这一工作环节时，切不可贪图省事。
五、增强公文写作能力的途径
（一）积累。知识、观点、语言三个方面的积累。
一是知识的积累。加强延伸性的学习，多作一些研究性的思考，花点精力去掌握一个事情的前因后果、历史脉络、最新变化，保持知识的深度和新鲜度。
二是观点的积累。无论是从各种评论中看来的，还是自己思考来的，对那些热点问题要形成自己的认识，攒一些想法。
三是语言的积累。生动的语言，精彩的语句，凝练的说法，积累一些“提神”的话，能够让文稿“活”起来。
（二）思考。好的文稿是研究出来的，不是做文章做出来的。写不出来、写不好的，肯定是因为没有想法，没有想法肯定是研究不够。讲什么事就要研究什么事，但也不能仅仅“就事论事”，而应以所讲事情为中心，全方位、立体式研究，在此基础上，再回到事情本身上来，以更好的解决问题、推动发展。对任何问题，都要深入思考，刨根问底，多问自己几个为什么，像剥洋葱一样，由表及里，一层层剥，找出最终的病根。这样形成的看法，肯定是独特的。
（三）创新。我们每每惊叹于写作圣手的匠心独运。一些看似平庸的素材，一旦到了他们的笔下，往往能化腐朽为神奇，为我们送来“空山新雨后，天气晚来秋”的清新气息。想别人所未想，道别人所未道，这就是“创新”。公文写作如何从模仿、套用上升到创造、创新，可以从以下几个方面切入：
一是观点创新。面对不断发生的新问题、新事件，在保证规范行文的情况下，都应该紧密联系实际，从而对问题进行深度思考，提出新思路，倡议新举措，思想应随着社会的变迁不断更新，从不同的角度解读和分析问题，以“变”应万变。在平时的工作中，也应该多从生活出发，多观察多实践，勤于思考，善于总结，为启发新观点做铺垫。
二是素材创新。很多公文都需要引用一些实例来进行阐述观点，增强说服力。选择的材料和宣传效果有很大的关联。公文写作中，应该紧跟最新的时事和数据，有针对性地进行阐述说明。素材创新的同时要紧贴群众生活，不能一昧地标新立异，为夺得噱头而选取不当的材料作为参考。作为依据的材料需要真实、准确且新鲜，这就需要起草者平时要多提高分辨真假的能力和增强捕捉新事物的敏感度。
三是语言创新。公文写作仅仅靠保守性的语言是很难吸引人的注意力，从而很难达到预期宣传的目的。现代的公文写作更加强调实用性，通过公文的阐述，使人更加有动力有效率地去解决实际问题。因此，要求起草者在行文时注意言简意赅，需一针见血地道出事物的本质，并能庄谐相结合，使得公文更加具有感染力和创造力。起草者应充分发挥其主观能动性，调动起自己创作的热情，使冰冷的字句充满人情味，找出共通点，以引起他人的共鸣，达到预期宣传效果。并能恰当使用一些文学创作上的表达技巧，使得语言更加丰富形象，生动有趣，打破以往公文留给人们刻板沉闷的印象。
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